Seinen Eigenbeleg mithilfe einer Vorlage ausstellen

Eigenbeleg

Mittels unserer kostenlosen Eigenbeleg Vorlage können Sie ruck-zuck Ihren eigenen Beleg ausstellen. Unser Ersatzbeleg Muster steht als Word-Dokument bereit & kann nach dem Herunterladen schnurstracks ausgefüllt werden. Unsere Mustervorlage dürfen Sie sowohl handschriftlich als auch am Computer ausfüllen.

Haben Sie Ihre Rechnung verloren oder diese nie gekriegt? Keine Sorge Meister! Erstellen Sie fix, problemlos & kostenfrei einen Eigenbeleg für eine komplette Fibu.

Sehen Sie nachfolgend wie Sie Ihren eigenen Beleg mit der Eigenbeleg Vorlage erstellen.

Eigenbeleg Vorlage samt Ausfüllhilfe

Im Rechnungswesen gilt der Grundsatz „Keinerlei Buchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg darf nur dann erstellt werden, sofern eine Quittung in keinster Weise mehr vorhanden oder aber nicht nutzbar ist. Es muss sich dabei immerzu um eine betriebliche Aufwendung handeln, damit die Ausgabe von den Finanzbehörden auch bewilligt wird.

Zentral bei einem eigens erstellten Ersatzbeleg ist die Auflistung sämtlicher relevanten Informationen über ihre Aufwendung, so wie diese typischerweise auch auf dem Originalbeleg aufgeführt wären. Ein Eigenbeleg muss deshalb plausibel und von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf einem eigenen Beleg sind deswegen ausnahmslos der Name & die Postanschrift des Zahlungsempfängers, die Art von Aufwendung, der Gesamtbetrag, der präzise Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung sowie die Signatur des Zahlenden anzugeben.

Hierbei muss ein Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Unzählige und zu oft ausgestellte Eigenbelege wirken im Falle einer genauen Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubwürdig.

Mit dem Ersatzbeleg seine Geschäftsausgaben erneut geltend machen

Besteht für eine geschäftliche Aufwendung kein Ausgabennachweis und ist eine anschließende Besorgung der Notbelege oder einer Durchschrift der Rechnung nicht realisierbar oder zu kostspielig, so kann der Geschäftsinhaber oder sein Beschäftigter den Eigenbeleg ausstellen. Auf jenem platziert er die wichtigsten Informationen zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Finanzbuchhaltung als Basis für die Korrekte Verbuchung des Vorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Erstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Ausgaben müssen naturgemäß betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Gezahlte Mehrwertsteuer kann ein Geschäftsinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn er den Geschäftsvorfall nur mittels Eigenbeleg dokumentiert. Trotzdem zählt demzufolge auch der gesamte Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.

Neben den Fällen, wo ein Eigenbeleg den Originalbeleg ablösen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Ausstellung von eigenen Belegen gar keine Alternativlösung gibt, z. B. bei Privatentnahmen und -Einzahlungen von Knete oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster helfen beim Erstellen von Eigenbelegen. Zudem bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, welches ebenso gratis bereit steht.

Maximale Höhe von Eigenbelegen einplanen

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 Euro im Gesamten seien normalerweise unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Dies gilt gerade für Zahlungen, welche über ein Konto geführt wurden. Bekanntlich bestehe dadurch ein Bankauszug als Nebenbeleg. Komplizierter sind Bargeldzahlungen. Eigens erstellte Belege für Barzahlungen sollte der Zahlende um weitere Belege ergänzen, wenn er diese weiteren Nachweise besitzt.

Fehlt z. B. eine Versand-Quittung, kann eine Kopie des Briefes ihre Kosten belegen. Diverse Kleinausgaben lassen sich eh lediglich via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.

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